Compete à Ouvidoria Geral do Estado:

I. exercer  a  coordenação, supervisão e direção do Sistema Integrado de Ouvidoria do Estado;

II. promover a implantação e gestão do Sistema Integrado de Ouvidoria;

III. definir critérios para a promoção e o acompanhamento de procedimentos junto aos órgãos e entidades componentes do Sistema Integrado de Ouvidoria,  informando  os resultados aos  interessados e garantindo ao cidadão orientação, informação e resposta;

IV. receber, examinar e encaminhar sugestões, reclamações e denúncias referentes a procedimentos e ações de agentes, órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual;

V.  sistematizar e consolidar as informações recebidas, através de relatórios periódicos;

VI. propor soluções para as questões apresentadas e oferecer informações gerenciais e recomendações às autoridades  competentes, objetivando o aprimoramento da prestação dos serviços públicos;

VII. recomendar ações e medidas, administrativas e legais, quando necessárias à prevenção, combate e correção dos fatos apreciados;

VIII. cientificar  às  autoridades competentes das questões que lhe forem apresentadas ou que, de qualquer outro modo, cheguem ao seu conhecimento, requisitando informações e documentos;

IX. ampliar e manter canais de comunicação entre a Administração Pública  e  a  sociedade  civil, expandindo a capacidade do cidadão de participar da  fiscalização e avaliação das ações do Poder Executivo Estadual;

X. criar mecanismos e instrumentos de monitoramento, avaliação e controle dos procedimentos de ouvidoria;

XI. articular-se, fortalecendo os canais de comunicação com os diversos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

XII. examinar, propor e promover mecanismos  e  instrumentos alternativos de coleta de elogios, sugestões, reclamações e denúncias, privilegiando os meios eletrônicos de comunicação;

XIII. identificar e interpretar o grau de satisfação  do  cidadão  com  a prestação dos serviços públicos, através das informações geradas pelo Sistema Integrado de Gestão de Ouvidoria (SIG – Ouvidoria);

XIV. promover, articular e apoiar outras ações para a difusão e divulgação de práticas de cidadania.

Compete ao Ouvidor:

I. viabilizar a aproximação do cidadão com o Poder Executivo, atuando na prevenção e mediação das  questões  que  lhe  forem apresentadas;

II. facilitar o acesso do cidadão ao sistema de ouvidoria, estimulando a sua participação na fiscalização da prestação dos serviços públicos de competência do Poder Executivo;

III. garantir resposta ao cidadão, com clareza e objetividade;

IV. planejar, dirigir, coordenar, supervisionar e orientar o sistema de ouvidoria, expedindo instruções quanto aos procedimentos a serem adotados;

V. resguardar o sigilo das informações recebidas com esse caráter;

VI. providenciar a remessa, ao órgão ou  entidade  competente, das sugestões, reclamações e denúncias recebidas, acompanhando a sua apreciação;

VII. dirigir-se  diretamente  aos Secretários de Estado e dirigentes máximos de órgãos ou entidades do Poder Executivo Estadual, por iniciativa própria ou atendendo manifestação do cidadão, para correção  de  procedimentos, apuração de fatos ou adoção de providências  administrativas, inclusive de natureza disciplinar;

VIII. representar aos órgãos competentes contra  os  que  obstarem  o cumprimento de suas funções;

IX. comunicar  às  autoridades competentes  o  resultado  das inspeções, pesquisas, estudos e verificações que realizar, com vistas à adoção de providências;

X. sistematizar e divulgar relatórios periódicos da atuação do sistema de ouvidoria;

XI. analisar os  indicadores de avaliação da satisfação do cidadão a partir de informações geradas pelo SIG - Ouvidoria;

XII. identificar oportunidades de melhoria na prestação dos serviços públicos estaduais e propor soluções;

XIII. sugerir  modificações  de regulamentos e atos normativos, a fim de que os cidadãos sejam atendidos com maior eficiência e civilidade.

Compete aos servidores designados para atuar no Sistema Integrado de Ouvidoria do Estado:

I. facilitar o acesso do cidadão ao sistema de ouvidoria;

II. receber, examinar e registrar no SIG  -  Ouvidoria  os  elogios, sugestões, reclamações e denúncias referentes aos procedimentos e ações de agentes e setores do respectivo órgão ou entidade;

III. fornecer respostas rápidas, com clareza e objetividade, às questões apresentadas pelos cidadãos;

IV. resguardar o sigilo das informações recebidas com este caráter;

V. articular-se, sistematicamente, com a Ouvidoria-Geral do Estado, fornecendo respostas às questões apresentadas e participando de reuniões técnicas, sempre que convidado;

VI. representar o órgão, entidade ou empresa  junto  à  Secretaria responsável pelo guia  de serviços para o cidadão capixaba e fornecer, mediante orientação desta, as informações referentes aos serviços públicos prestados por seu órgão, entidade ou empresa, mantendo-as permanentemente atualizadas;

VII. identificar  oportunidades  de melhorias na prestação dos serviços públicos e propor soluções;

VIII. integrar grupos de trabalho para a realização de projetos especiais vinculados ao sistema de ouvidoria;

IX. encaminhar à área competente as sugestões, reclamações e denúncias que  lhe  forem  apresentadas, acompanhando sua apreciação.

Em 2014, por meio do Decreto nº 3726-R, de 10.12.2014, foi alterado o Decreto nº 3152-R, de 26.11.2012, que regulamenta a Lei de Acesso à Informação – Lei nº 9.871/2012, definindo que os pedidos de acesso à informação deveriam ser registrados no Sistema Integrado de Gestão de Ouvidoria. Portanto, a Ouvidoria-Geral do Estado passou a ser responsável pela gestão do Serviço de Informação ao Cidadão – SIC.